Unterschrift auch bei Emailrechnungen


Schwarz auf weiß auf einem bedruckten Stück Papier versende ich meine Rechnungen eigentlich nicht mehr. Damit stehe ich nicht alleine: 20 Prozent aller Rechnungen werden in Deutschland nach Angaben des Software- und Beratungsunternehmens Itella in Düsseldorf bereits auf elektronischem Wege per Email versandt.
Doch eine juristisch korrekte elektronische Rechnung zu versenden, ist für Unternehmen nicht so einfach, wie es zunächst aussieht. Einfach eine Rechnung im PDF-Format abzuspeichern und mit einer E-Mail zu verschicken, reicht dazu nicht aus, sagt mein auf Internetrecht spezialisierter Anwalt.
Zitat:„Die Rechnung selber muss in Schriftform vorliegen, das heißt eine Urkunde im üblichen Sinne sein. Genau hier wird es bei per E-Mail übersandten Rechnungen problematisch. E-Mails selber gelten nicht als Urkunde, selbst für den Fall, dass sie nach dem Empfang ausgedruckt werden.“
Um zu einem Dokument zu werden, muss die E-Mail wie eine klassische Rechnung unterschrieben sein. Dazu muss an die elektronische Nachricht eine zweite Datei angehängt werden, die sogenannte Signatur. Diese bestätigt dem Empfänger oder einem Steuerprüfer, dass die Rechnung zum einen auch wirklich echt ist und zum anderen stellt die Signatur sicher, dass der Bescheid nach dem Versenden nicht mehr verändert worden ist.
Denn: Ohne Unterschrift, keine Anerkennung vom Gesetzgeber!
Wird eine Rechnung ohne Signatur versendet, bedeutet dies im schlimmsten Fall eine Nichtanerkennung der Rechnung vom Gesetzgeber und somit den Verlust des Vorsteuerabzugs. Doch die Erstellung der Signaturen ist kompliziert. Unternehmen können sie nur mithilfe eines eigenen Signaturservers erstellen, der Prüfcodes online mit staatlich anerkannten Trust-Centern austauscht.
Schon die Pflege eines solchen Servers ist selbst für einen IT-Profi nicht einfach und sehr zeitaufwendig. Jede Rechnung, die ich mit einer Signatur versehen zugesendet bekomme, muss außerdem durch technische Verfahren noch einmal verifiziert werden.
Abhilfe versprechen die Firmen aloaha.de und itella.de. Der Aloaha PDF Signator kann alle bereits bestehenden PDF-Dateien signieren. Es werden hierzu keine speziell vorbereiteten PDF-Dateien oder Signaturfelder benötigt. Die digitale Signatur einer PDF-Datei wird automatisch von einem PDF-Viewer (Acrobat Reader) überprüft und angezeigt. Der Benutzer muss also keine spezielle Software für diesen Überprüfungsvorgang installieren. Die Itella Information GmbH entwickelt in Deutschland innovative Dokumenten- und Informationslogistik-Lösungen auf der Basis von Technologien und Produkten, die Itella Finnland bereits seit Jahren mit großem Erfolg im dortigen Markt anbietet. Itella Finnland ist Vorreiter für die Kombination aus der klassischen physikalischen Dokumentenlogistik und moderner elektronischer Informationslogistik.

Advertisements

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

%d Bloggern gefällt das: