Unsere IT Organisation 5S


Nachdem ich schon mal in meinem Artikel „Mehr Ordnung durch PAWA-Methode“ auf das Thema eingegangen bin, stelle ich heute einen weiteren Baustein unserer IT-Struktur vor, der für Ordnung auf unseren Festplatten sorgt und somit Kapazitäten, Ressourcen und Energie spart. Die Methode wurde in Japan entwickelt, ist Teil unseres Kaizenansatzes und die 5S stehen für:

  • SEIRI (Sortiere aus): Durchsuchen Sie alle Ordner (persönliche und öffentliche Verzeichnisse), Dateien, Dateiinhalte, Verknüpfungen und Einträge. Sortieren sie zunächst nach den Kriterien „wird noch gebraucht“ und wird nicht mehr „gebraucht“. Was nicht mehr gebraucht wird,löschen oder Archivieren Sie einfach.(Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen!)
  • SEITON (Systematische Ordnung):Gestalten Sie Ihren Desktop und Ihre Verzeichnisstruktur effizient. Netzlaufwerke, Ordner, Dateien, Programme, Desktop richten Sie nach folgenden Kriterien ein: Was wird benötigt? Wie oft? An welchem Ort? Wofür? Bestimmen Sie einen Speicherort und eine Adresse für jedes Dokument.
  • SEISO (Sauber halten):Definieren Sie feste Zeitpunkte für die Datenbereinigung (bei uns alle 4 Wochen!) . Alle Mitarbeiter nehmen selbst ihre Festplatte unter die Lupe. Ablagestrukturen und zu löschende Inhalte werden im Team festgelegt. Dabei werden Unstimmigkeiten erkannt, erfasst und stetig verbessert.
  • SEIKETSU (Standardisieren):Erklären Sie den neuen Zustand als Standard. Definieren Sie im Team Standards für Netzlaufwerke, persönliche Verzeichnisse, Ordnerstrukturen, Dateinamen, Eingabemasken, etc., die für alle verbindlich sind. Das ist für einige Mitarbeiter nicht einfach, aber notwendig!
  • SHITSUKE (Selbstdisziplin, ständige Verbesserung):Fordern Sie von allen Mitarbeitern Selbstdisziplin und einen aktiven Beitrag zur ständigen Verbesserung der Standards.

In vielen Firmen wir das Chaos dadurch gelöst, einfach immer grössere Festplatten zu kaufen. Schauen Sie sich mal an, was sich alles im Laufe der Zeit auf Ihren Festplatten im Unternehmen gesammelt hat. Je länger Sie mit einer effektiven Struktur warten, je länger dauert die systematische Ordnung.

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Eine Antwort

  1. PAWA und 5S kann man sicher auch gut kombinieren. Meine Festplatte in der Firma ist zum Glück recht ordentlich, nur meine private Platte muss dringend mal geputzt werden und Speicherplatz freigeben. Ich werde mir die 5S also mal zu Herzen nehmen und die Platte putzen.

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